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视频会议系统的质量由决定因素
数据传输方式
一般的情况下，视频会议软件是一个实时的传输系统，我们应该选择效率更高的数据传输方式。TCP是有连接的数据可靠传输方式，但效率较低，容易会出现堵塞的情况，而UDP是一种无连接的传输方式，虽然其效率较高，但直接使用会容易出现丢包的现象，从而直接影响视频的质量。因此需要集合和可靠，我们还需要选择一些带有可靠UDP传输的视频会议软件。这些视频会议软件既可以保持图像的连贯性又能保持图像的质量。
声场设计是扩声系统的基础，涉及系统终的音响效果，但也是非常复杂繁琐的工作。由于计算机技术的飞跃发展，现在可采用EASE3.0以上版本的声学软件工具进行计算，终可获得满足预期要求的声场设计报告[1]、[2]。声场设计过程可能需要反复多次才能达到要求。
根据不同会议的需要，可以配置带表决的会议系统或同声传译系统。
在表决时，代表只需按下自己面前设备上的表决键，表决结果会显示在机的LCD屏上，或通过CCU和DCN软件显示在会议室的其它大屏显示设备上。
同声传译一般少采用1+3(一个母语种和三个受译语种)语种的传译，除正式代表外还可根据需要增设旁听的席位。
会议系统功能需求1间大会议厅，面积500平方米，可容纳300到400人的大型会议室。该工程项目多媒体会议室主要要求满足日常会议语音扩声、学术报告、学习培训等功能。
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